SGD/Contabilidad es el software dirigido al área contable de cualquier empresa para simplificar considerablemente su labor en la administración de su información.
La versión 1.5 ofrece las siguientes características:
Periodos de información. El sistema permite administrar la información contable por un periodo ilimitado de tiempo, lo cual permite tener en línea la contabilidad de años atrás y en caso de modificar, eliminar o agregar pólizas contables en el año anterior por ejemplo, automáticamente serán contempladas dichas pólizas para cualquier consulta de información del presente año sin necesidad de ejecutar algún proceso de recálculo o reclasificación. Ver límite de espacio en base de datos para un óptimo rendimiento del sistema.
Seguridad
- El sistema ofrece total seguridad en la administración de los datos, garantizando en todo momento la confiabilidad de la información que resulta únicamente de los datos registrados en el preciso momento en que son solicitados.
- Activación opcional del módulo de seguridad por usuarios para controlar los accesos y permisos por usuario.
- Para controlar el acceso a cada pantalla del sistema se cuenta con cuatro niveles de seguridad o acceso que puede ser ligado a cada usuario (excepto maestros)
- Registro de un número ilimitado de usuarios.
- Registro de un número ilimitado de usuarios maestros.
- Registro de un número ilimitado de roles (perfiles) de seguridad para facilitar el registro de control de acceso por usuario.
- Permite el control de acceso personalizado por usuario y para cada entidad registrada.
- Permite opcionalmente proteger la información a una fecha determinada (establecida por el usuario) para evitar la modificación en los datos que afectarían a los reportes ya generados o revisados.
Facilidad de uso e intuitivo ambiente de trabajo
- Ofrece control total del sistema desde el teclado, además de diversos atajos prácticos.
- Permite un uso amplio y opcional del mouse.
- Ambiente totalmente gráfico.
- Ambiente estandarizado de trabajo para facilitar su uso y entendimiento.
- Ayuda en línea.
Bajo costo de licenciamiento
- Sin costo adicional se permite al usuario final la instalación del sistema en todas las terminales (computadoras PC) de su propiedad.
- Sin costo adicional se permite el registro de tantos usuarios como requiera para la adecuada administración de sus información. Ver recomendaciones de concurrencia a la BD.
- El software es capaz de administrar un número ilimitado de contabilidades. Ver costo por instalación adicional de entidades.
El sistema permite la instalación de diversas entidades en una misma base de datos manteniendo siempre la total independencia por entidad. Los beneficios de compartir una misma base de datos son
- Facilita la agrupación (consolidación) de entidades, actualizando en línea la operación de cada entidad agrupada dentro de la agrupación (no se requiere ejecutar algún proceso de recálculo o reclasificación)
- Las entidades instaladas en la misma base de datos no necesariamente deben pertenecer a una misma agrupación, también pueden existir entidades independientes e incluso diversas agrupaciones, sin mezclar la información que invariable y exclusivamente pertenece a cada entidad.
- Simplifica el trabajo al permitir registrar información compartida como los tipos de cambio oficiales, los cuales sólo deben ser registrados una vez para poder ser utilizados por cualquier entidad de la base de datos.
- Otra información compartida son: el catálogo rubros, el de tipos de póliza contables, el de divisas y la información de entidades externas (de utilidad para las declaraciones informativas de clientes y proveedores)
Catálogo de cuentas
- El sistema permite el registro ilimitado de cuentas contables para cubrir las necesidades que el usuario pueda tener, aunque la única limitativa estará en función de las posiciones máximas por nivel de cuenta que el usuario haya registrado para la estructura de niveles del catálogo, por ejemplo, si el usuario indica dos posiciones para cierto nivel de cuenta, sólo podrán registrarse 99 cuentas máximo para ese nivel.
- La estructura de niveles de catálogo permite hasta cinco niveles de cuenta, para los que el usuario podrá configurar el número de posiciones para cada nivel. Se tiene un máximo de veinte posiciones a repartir en los cinco niveles de cuenta.
- Catálogos de cuenta homogéneos. Los catálogos homogéneos son catálogos alternos que se pueden utilizar para la presentación de los reportes del sistema, un ejemplo de su utilización es el registro de un catálogo de cuentas en inglés a partir del cual los reportes contables pueden ser generados en inglés. Se puede generar una cantidad ilimitada de catálogos homogéneos.
- Grupos de cuentas contables. Facilitan el estudio, análisis y consulta de información de ciertas cuentas que se encuentran agrupadas por tener características similares que originan su estudio. Se puede generar una cantidad ilimitada de catálogos homogéneos.
- Herramientas de depuración y reclasificación de cuentas contables.
- Herramientas de reclasificación de movimientos.
Movimientos contables
- Facilidad en el registro de pólizas contables, con catálogos en línea, atajos solicitados desde el teclado, sugerencia intuitiva de captura y macros que son programadas por el mismo usuario.
- Se permite el registro de pólizas sin que éstas se encuentren cuadradas, previo aviso al usuario de dicha situación. El sistema ofrece un listado de las pólizas que no se encuentren cuadradas para que el usuario proceda a su depuración. Cuando exista alguna póliza sin cuadrar se presentará en cada reporte un mensaje indicando que se encuentra alguna póliza sin cuadrar.
- Situación por póliza. Se permite el registro de pólizas con situación cancelada, lo cual permite su diferenciación con las pólizas aplicadas lo cual las excluye de su afectación a los reportes contables. El usuario puede cambiar la situación de cada póliza en el momento que lo desee.
- Protección de los movimientos para evitar que accidental o intencionalmente se modifique la información a una fecha determinada.
- Registro de pólizas prediseñadas por el usuario para su posterior aplicación.
- Generación automática de pólizas contables. Se tienen cuatro formas de generar automáticamente pólizas contables: cancelación de cuentas de resultado, ajuste por variación cambiaria, aplicación de pólizas prediseñadas por el usuario y aplicación de pólizas a partir de un prorrateo preestablecido por el usuario.
- Herramientas de depuración de pólizas contables para la reclasificación y recorrido de numeración, así como la copia ilimitada de cualquier póliza existente.
- Consulta de la responsabilidad por usuario según la aplicación de cada póliza.
- Se pueden consultar tantas pólizas como el usuario necesite simultáneamente.
Consulta de información
- Se puede consultar cualquier reporte en pantalla, así como su emisión en forma impresa o como archivo web (*.html), lo que permite al usuario compartir los reportes y mostrarlos en cualquier computadora mediante algún navegador de internet sin necesidad de tener el sistema SGD/Contabilidad instalado.
- Todos los reportes pueden ser transportados a programas como hojas de cálculo o procesadores de texto.
- Los reportes impresos pueden ser generados con el logotipo de la empresa como membrete.
- Periodo de generación por reporte. Cada reporte podrá ser generado para el periodo o fecha de corte que el usuario indique, el sistema NO se limita únicamente a fechas de inicio y fin de mes, se puede generar una Balanza de comprobación semanal, quincenal, bimestral, semestral, incluso para periodos que excedan el ejercicio fiscal, por ejemplo, un auxiliar de cuenta desde noviembre del año 2002 hasta marzo del año 2003.
- Los reportes pueden ser generados mostrando el catálogo de cuentas traducido en otro idioma.
- En caso de registrar algún cambio, alta o baja en las pólizas contables, NO se necesita de procesos para recalcular la información, automáticamente serán contemplados los cambios al momento de solicitar cualquier reporte, incluso si los cambios se registran con fecha anterior al ejercicio contable para el que se solicitan los reportes.
- Se puede consultar el detalle de cualquier dato de algún reporte desde el mouse o teclado.
- Se pueden presentar tantos reportes como el usuario necesite simultáneamente.
- Permite la generación de reportes comparativos entre dos fechas o cortes indicados por el usuario, incluso entre fechas o periodos de diferentes ejercicios contables.
- Permite la generación de reportes comparando los saldos o movimientos Vs cualquiera de las estimaciones establecidas por el usuario.
Control de las operaciones en moneda extranjera
- El sistema permite un control total sobre las operaciones registradas con cualquier otra divisa.
- El usuario puede registrar tantas divisas como necesite, Dólar estadounidense, canadiense, Euro, Onza Libertad de plata, Centenario, etc.
- Se puede consultar el Auxiliar de cuenta por lo correspondiente a cualquier otra divisa.
- De requerirlo el usuario, se permite que una misma cuenta contable tenga operaciones con varias divisas, manteniendo siempre el control total de todas estas operaciones, incluso el ajuste por variación de todas las divisas que maneje.
- Se presenta un resumen del manejo de moneda extranjera, con el cual se puede informar de todas las cuentas que presentan saldo en alguna divisa (diferente a la moneda nacional o de origen), así como la variación cambiaria ajustada y por ajustar a la fecha que se solicite.
- Se puede generar automáticamente la póliza de ajuste por variación cambiaria, ya sea una póliza de ajuste por divisa o una póliza con todos los ajustes necesarios por todas las divisas.
- Facilita la conciliación de cuentas en cualquier divisa extranjera, aun cuando también se concilie la cuenta por sus movimientos en moneda nacional o de origen.
Estimaciones o presupuestos
- Las estimaciones o presupuestos son importes que el usuario pueden registrar a cada cuenta contable para analizar la diferencia que resulte entre las cifras reales y las estimadas.
- Se pueden registrar tantas estimaciones como necesite el usuario, por ejemplo, registrar la estimación optimista y la pesimista para el primer trimestre del año y otras para el resultado anual.
- Las estimaciones registradas pueden ser comparada Vs cualquier Balance general, Estado de resultados, movimientos de cuentas en algún periodo o saldos a determinada fecha.
- Las estimaciones pueden ser generadas automáticamente según los importes existentes a determinada fecha, por ejemplo, registrar una estimación en la que los gastos de operación sean 5% (cinco por ciento) menores a los acumulados en el primer trimestre del año, de esta forma se podrá comparar el comportamiento de los gastos con respecto a dicha estimación.
- Cualquier estimación puede ser comparada contra los movimientos de un periodo o contra los saldos a determinada fecha.
- Se puede registrar una cantidad ilimitada de estimaciones por entidad, incluso mantener las estimaciones registradas para ejercicios anteriores.
Conciliaciones por cuenta contable
- El sistema permite elaborar la conciliación de movimientos para cualquier cuenta contable.
- También se permite elaborar la conciliación para cuentas con movimientos registradas en cualquier otra divisa ajena a la moneda nacional o de origen.
- Cualquier conciliación puede iniciar en la fecha que el usuario requiera y no necesariamente en la que inició operaciones la entidad.
Movimientos con entidades externas
- Generación automática de los resúmenes de movimientos con entidades externas (clientes y proveedores), así como su auxiliar por cliente o proveedor (entidad externa)
Exportación e importación de datos
- Existen varias formas de exportar la información registrada o generada por el sistema, tanto a otra instalación en SGD/Contabilidad como a programas de hoja de cálculo, procesadores de texto entre otros.
- La información también puede ser importada a partir de archivos de texto para facilitar el registro de información.
|
